Der Ablauf von der ersten Kontaktaufnahme zum späteren BEM-Nehmer hin zum Abschluss wird als BEM-Prozess bezeichnet. Dieser gliedert sich in die Phasen Vorbereitung, Einstieg, Situationsanalyse, Lösungsfindung, Zusammenfassung und Ergebnissicherung sowie Abschluss. Diese Phasen finden sich nicht nur in jedem BEM-Gespräch, sondern auch im Gesamten. Dabei ist zu beachten, dass das BEM ein Prozess ist und kein Ereignis.
