Die vermutlich wichtigste Phase in einem BEM-Prozess ist die Situationsanalyse. In dieser Phase wird eine möglichst differenzierte Erfassung der Ist-Situation des BEM-Nehmers vorgenommen. Hierzu zählen nicht nur die Einschränkungen, sondern auch die Belastungsfaktoren, sowohl beruflicher als auch privater Art, sowie die verfügbaren Ressourcen. Die wichtigste Quelle ist der BEM-Nehmer. Ergänzend können auch ärztliche Stellungnahmen (z. B. Atteste), Arbeitsplatzbegehung, Gefährdungsbeurteilung u. a. ergänzend hinzugezogen werden.
