Dann sieht er oben das Logo des BEM-Teams. Der Brief ist freundlich geschrieben, er nennt eine Ansprechperson und lässt ihm Zeit. Herr Frischler beruhigt sich und greift zum Telefon.
Man kann denselben Anlass auch so formulieren: „Sie waren in den letzten zwölf Monaten 47 Tage arbeitsunfähig. Wir laden Sie hiermit zum BEM-Gespräch am 14. um 9 Uhr in Raum 2.11 ein.“ Inhaltlich ist das nicht einmal falsch. Aber diesen Brief liest niemand als Angebot. Er liest sich wie eine Vorladung.
Die Einladung ist der erste Satz des BEM-Gesprächs. Ob jemand zustimmt, entscheidet sich oft schon hier — lange bevor Sie die erste Frage stellen.
Und sie ist mehr als eine Stilfrage: Eine fehlerhafte Einladung kann rechtlich so behandelt werden, als hätte es gar kein BEM-Angebot gegeben.
Wann eingeladen werden muss
Die Voraussetzung ist einfach: Wer innerhalb der letzten zwölf Monate länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war, bekommt ein BEM angeboten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Dabei ist egal, ob es eine lange Erkrankung war oder viele kurze.
Drei Punkte werden in der Praxis oft falsch gemacht:
- Das Jahr läuft mit. Gemeint sind nicht das Kalenderjahr, sondern immer die letzten zwölf Monate. Viele Betriebe werten deshalb monatlich aus.
- Nicht warten, bis jemand gesund ist. Eingeladen wird auch, wer noch krankgeschrieben ist. Je früher das BEM beginnt, desto besser die Chancen — nicht zuletzt für eine stufenweise Wiedereingliederung, die gut vorbereitet ist.
- Ein abgelehntes oder abgeschlossenes BEM ist kein Freifahrtschein. Kommen danach erneut mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit zusammen, ist das BEM erneut anzubieten.
Wie es nicht geht, hat mir eine Bekannte erzählt: „Wir haben nächste Woche unseren BEM-Tag!“ In ihrem Unternehmen werden alle, die sechs Wochen und länger arbeitsunfähig waren, an einem einzigen Tag im Jahr zum „BEM-Gespräch“ eingeladen. In über zwanzig Jahren BEM ist mir diese Lösung zum zweiten Mal begegnet. Beim ersten Mal wurde sie mir von einem Arbeitgeber als pfiffige Idee präsentiert, und ich habe lange nach diplomatischen Worten gesucht, um ihm zu erklären, dass sie Blödsinn ist.
Denn wer im Januar die Sechs-Wochen-Grenze überschreitet, wartet bis zum BEM-Tag im Herbst. Genau in diesen Monaten könnte das BEM am meisten bewirken: Nach sechs Wochen ist eine Erkrankung meist noch nicht chronisch geworden. Der Arbeitgeber muss das BEM deshalb unverzüglich anbieten, sobald die Schwelle erreicht ist — nicht zum nächsten Stichtag.
Eingeladen werden alle Betroffenen, nicht nur ausgewählte. Zu spät, nur bestimmte Beschäftigte, als Vorladung formuliert: Die falsche Einladung steht nicht ohne Grund auf Platz eins meiner Liste der zehn gravierendsten Fehler im BEM.
Wer schreibt — und wie
Der erste Kontakt sollte in der Regel schriftlich erfolgen. Das sorgt dafür, dass alle gleich behandelt werden, und es dokumentiert das Angebot.
Wer unterschreibt, ist keine Nebensache. Kommt der Brief aus der Personalabteilung, liest mancher darin schon die Kündigung. Wo im Betrieb eher Misstrauen herrscht, ist es fast immer besser, wenn das BEM-Team den ersten Kontakt übernimmt — mit eigenem Briefkopf, eigener Ansprechperson und erkennbarer Trennung von der Personalverwaltung.
Ein bewährter Gedanke, der Vertrauen schafft: Lassen Sie die Beschäftigten wählen, mit welchem Mitglied des BEM-Teams sie sprechen möchten. Diese Person begleitet dann idealerweise das ganze Verfahren.
Was in die Einladung gehört
- Ein neutraler Anlass. „In den letzten zwölf Monaten waren Sie länger als sechs Wochen arbeitsunfähig.“ Keine Liste der Fehltage, keine Diagnose, keine Vermutung über Ursachen.
- Die Ziele des BEM. Arbeitsunfähigkeit überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorbeugen, den Arbeitsplatz erhalten — und zwar gemeinsam mit Ihnen.
- Die Freiwilligkeit. Ausdrücklich, nicht im Kleingedruckten. Wer ablehnt, hat dadurch keine Nachteile zu befürchten.
- Eine Ansprechperson mit Name, Telefon und E-Mail — idealerweise mit der Möglichkeit, eine andere zu wählen.
- Den Hinweis auf die Vertrauensperson. Seit Juni 2021 steht im Gesetz, dass Beschäftigte zusätzlich eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen können. Das kann die Kollegin sein, der Partner oder auch jemand von außerhalb. Darauf muss der Arbeitgeber hinweisen. Warum damit nicht automatisch der eigene Anwalt gemeint ist, steht im Beitrag Rechtsanwalt im BEM-Gespräch?
- Wer beteiligt wird — und dass die Person das mitbestimmt. Ob der Betriebs- oder Personalrat und bei schwerbehinderten Beschäftigten die Schwerbehindertenvertretung dabei ist, entscheidet die eingeladene Person.
- Einen kurzen Hinweis zum Datenschutz: dass Gesundheitsdaten besonders geschützt sind, nur mit ihrer Zustimmung erhoben werden und nicht in die Personalakte gelangen. Ausführlich wird das im Informationsgespräch besprochen (dazu gleich).
- Ein Angebot statt eines Termins. Laden Sie zu einem unverbindlichen Informationsgespräch ein und bitten Sie um Rückmeldung in einem angemessenen Zeitraum. Ein Terminvorschlag ist in Ordnung, wenn er sich verschieben lässt.
Was nicht in die Einladung gehört
- Diagnosen und Fragen nach der Ursache. Die Ursache der Arbeitsunfähigkeit ist für die Einladung nicht wichtig — und der Arbeitgeber darf sie aus Gründen des Datenschutzes auch nicht erfragen.
- Eine detaillierte Fehlzeitenaufstellung. Wer Dauer, Lage und Verteilung jeder einzelnen Krankmeldung auflistet, verstößt gegen den Grundsatz der Datenminimierung — und macht aus dem Angebot einen Vorwurf.
- Andeutungen über Konsequenzen. Auch wenn es gut gemeint ist: Über die Nachteile einer Ablehnung — etwa dass dann Unterstützung durch Reha-Träger nicht genutzt wird — sollten Sie im persönlichen Informationsgespräch sprechen, nicht im ersten Brief. Dort klingt jede Folge wie eine Drohung.
- Seitenlange Datenschutztexte. Die Informationen müssen vor der Zustimmung vorliegen. Im Erstanschreiben erschlagen sie aber mehr, als sie erklären. Ein kurzer Hinweis plus ein Merkblatt im Informationsgespräch wirkt besser.
- Behördendeutsch. „Hiermit werden Sie aufgefordert …“ ist der schnellste Weg zu einem Nein. Wie viel die Wortwahl ausmacht, beschreibe ich im Beitrag Was darf man im BEM-Gespräch (nicht) sagen?
Ein Beispiel für eine BEM-Einladung
Ein Formulierungsvorschlag, den Sie an Ihre Betriebs- oder Dienstvereinbarung anpassen sollten:
Ein Angebot zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM)
Liebe Frau Muster,
in den vergangenen zwölf Monaten waren Sie länger als sechs Wochen arbeitsunfähig. Für diese Situation sieht das Gesetz vor, dass wir Ihnen ein Betriebliches Eingliederungsmanagement anbieten — und das tun wir gern.
Im BEM schauen wir gemeinsam mit Ihnen, ob und wie wir Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen können, damit Sie gesund arbeiten können und Ihr Arbeitsplatz erhalten bleibt. Was dabei besprochen wird und welche Schritte folgen, entscheiden Sie mit. Die Teilnahme ist freiwillig. Wenn Sie das Angebot nicht annehmen, entstehen Ihnen daraus keine Nachteile.
Alles, was Sie uns im BEM anvertrauen, behandeln wir vertraulich. Gesundheitsdaten erheben wir nur mit Ihrer Zustimmung, sie werden getrennt von Ihrer Personalakte aufbewahrt. Sie können eine Person Ihres Vertrauens mitbringen und selbst entscheiden, ob der Betriebsrat [bei Schwerbehinderung: und die Schwerbehindertenvertretung] beteiligt wird.
Gern möchte ich Ihnen in einem unverbindlichen Gespräch erklären, wie das BEM bei uns abläuft, und Ihre Fragen beantworten. Das Gespräch kann auch telefonisch stattfinden, und auch dann, wenn Sie noch krankgeschrieben sind. Bitte melden Sie sich bis zum [Datum, etwa zwei Wochen] bei mir. Wenn Sie lieber mit einem anderen Mitglied des BEM-Teams sprechen möchten, sagen Sie mir einfach Bescheid.
[Name, Funktion im BEM-Team, Telefon, E-Mail]
Mit freundlichen Grüßen
Ein Beispiel, keine Rechtsberatung: Lassen Sie Ihre eigene Fassung von Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Interessenvertretung mitlesen.
Datenschutz im BEM: das Wichtigste in Kürze
Datenschutz ist im BEM keine Pflichtübung. Er ist das zentrale Thema für Vertrauen — und sollte geklärt sein, bevor der erste Brief rausgeht.
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Erhoben wird nur, was für die Ziele des BEM erforderlich ist, und nur mit Einwilligung der beschäftigten Person. Diese Einwilligung erfolgt schriftlich und vor Beginn des eigentlichen Verfahrens. Eine pauschale Einwilligung „in alles“ per Formular ist unwirksam.
Diagnosen bleiben beim Arzt. Das BEM-Team braucht keine Diagnose, sondern eine Einschätzung der Arbeitsfähigkeit: Was geht, was geht nicht, was sollte vermieden werden? Behandelnde Ärzte und der Betriebsarzt unterliegen der Schweigepflicht. Eine Schweigepflichtsentbindung ist nur gezielt möglich, für eine bestimmte Frage und einen bestimmten Arzt, nicht pauschal. Warum der Blick auf die Arbeitsfähigkeit statt auf die Krankheit ohnehin der bessere ist, steht in einem eigenen Beitrag.
Die BEM-Akte ist nicht die Personalakte. Für jeden Fall wird eine eigene BEM-Akte geführt, räumlich und technisch getrennt von der Personalakte und zeitlich befristet. In die Personalakte gehört nur, dass ein BEM angeboten, begonnen, abgeschlossen, nicht zustande gekommen oder abgebrochen wurde — ohne Gründe. Das gilt auch für Führungskräfte: Sie legen keine eigene „Schattenakte“ an. Mehr dazu im Beitrag zur Rolle der Führungskraft im BEM.
Informationen werden schrittweise freigegeben. Nicht alles, was jemand dem BEM-Berater erzählt, geht an das ganze Team. Die beschäftigte Person entscheidet Schritt für Schritt, was weitergegeben wird. Alle Mitglieder des BEM-Teams verpflichten sich schriftlich zur Verschwiegenheit.
Die Person behält die Kontrolle. Sie hat das Recht auf Auskunft über alle zu ihr gespeicherten BEM-Daten, auf Berichtigung und Löschung — und sie kann ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
Und danach? In der Praxis hat sich eine Aufbewahrung von etwa drei Jahren nach Abschluss bewährt. Danach werden die Unterlagen der Person übergeben, damit sie sie bei einem späteren BEM vorlegen kann, oder datenschutzgerecht vernichtet. Darüber entscheidet die Person.
All das gehört in eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung — damit nicht jeder Fall neu verhandelt werden muss.
Was passiert, wenn niemand antwortet?
Keine Reaktion heißt nicht „nein“. Oft heißt sie: Der Brief liegt ungeöffnet auf dem Küchentisch, weil der Absender Angst macht. Oder die Person ist noch zu krank, um sich darum zu kümmern.
- Fassen Sie nach — mindestens zweimal. Freundlich und gern auf einem anderen Weg: ein Anruf der Ansprechperson, eine kurze zweite Nachricht.
- Verzichten Sie auf Druck. Das BEM ist für die Beschäftigten keine Pflicht. Eine Nicht-Reaktion darf keine Konsequenzen haben.
- Dokumentieren Sie das Angebot. Wann wurde eingeladen, wann nachgefasst? Kommt das BEM nicht zustande, wird nur genau das festgehalten.
- Die Tür bleibt offen. Ein späteres „Ja“ ist jederzeit möglich. Und spätestens nach weiteren sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit wird das BEM erneut angeboten.
Für Arbeitgeber gilt umgekehrt: Wer nie richtig eingeladen hat, hat das BEM auch nicht angeboten. Fehlt der Hinweis auf Ziele und Datenschutz, ist die Einladung fehlerhaft — und kann später, etwa in einem Kündigungsschutzverfahren, so gewertet werden, als hätte es gar kein BEM-Angebot gegeben.
Das Informationsgespräch: der eigentliche Anfang
Hat die Person sich gemeldet, folgt das Informationsgespräch. Es ist noch kein BEM-Gespräch, sondern dient dazu, Fragen zu klären und Sorgen auszuräumen. Jetzt ist Zeit für das, was im Brief zu viel gewesen wäre: wie das BEM abläuft, wer beteiligt sein kann, wie die Daten geschützt werden, was es bedeutet, Unterstützung nicht anzunehmen.
Am Ende steht die Entscheidung über die Teilnahme — schriftlich. Erst danach beginnt das eigentliche BEM. Für den Einstieg in das erste BEM-Gespräch finden Sie passende Fragen in der Fragensammlung für alle Gesprächsphasen. Die wichtigste davon lautet: „Was befürchten Sie?“
Kurz beantwortet
Muss ich auf eine BEM-Einladung antworten?
Nein. Das BEM ist für Beschäftigte freiwillig. Eine kurze Rückmeldung ist aber fair — auch ein „im Moment nicht“.
Darf ich zum BEM eingeladen werden, während ich krankgeschrieben bin?
Ja, das ist sogar ausdrücklich erwünscht. Ein Gespräch während der Arbeitsunfähigkeit ist möglich, aber keine Pflicht.
Was ist eine fehlerhafte BEM-Einladung?
Zum Beispiel eine, die nicht über die Ziele des BEM und den Umgang mit den Daten informiert, die Freiwilligkeit verschweigt oder nicht auf die Vertrauensperson hinweist.
Was passiert, wenn ich die Datenschutzerklärung nicht unterschreibe?
Dann kann das BEM nicht mit Ihren Gesundheitsdaten arbeiten und kommt in der Regel nicht zustande. In der Personalakte wird nur festgehalten, dass es nicht zustande gekommen ist.
Kommt die BEM-Einladung in meine Personalakte?
Festgehalten wird nur, dass ein BEM angeboten wurde und wie es ausging. Alle Inhalte gehören in die getrennte BEM-Akte.
Fazit: Ein guter Brief öffnet die Tür
Herr Frischler hat damals angerufen und gefragt: „Was soll ich denn im BEM? Bei meiner Erkrankung könnt ihr doch eh nichts für mich tun.“ Das ist kein schlechter Anfang. Er hat gefragt, statt den Brief wegzulegen. Wie es mit ihm weiterging, lesen Sie im Beitrag BEM bei psychischen Erkrankungen.
Die Einladung entscheidet nicht über den Erfolg des BEM. Aber sie entscheidet, ob es überhaupt eine Chance bekommt.
Wie Sie Einladung, Informationsgespräch und Datenschutz in Ihrem Betrieb sauber aufsetzen, ist Thema in den BEM-Seminaren und in der BEM-Beratung. Melden Sie sich, wenn Sie Ihr bestehendes Anschreiben einmal gegenlesen lassen möchten.
